16 December 2008

Pembudayaan : Email ?

Email sama ada ditulis sebegini, e-mail, atau emel, atau, e-mel, kesemuanya adalah perkara yang sama. E-mail adalah electronic mail, sebuah kemudahan / perkhidmatan di dalam internet. Ia membolehkan pengguna komputer khususnya, para pengguna internet, berkomunikasi melalui mel-elektronik. Dengan menggunakan mel-elektronik ini, pengguna tidak terhad di dalam menghantar mesej berbentuk teks sahaja, pengguna boleh juga melampirkan fail-fail pejabat .doc, .xls .ppt <-- filename convention / extension , fail audio, video yang telah di'compress' dan banyak lagi.

Terdapat 2 kategori e-mail, iaitu, kita bandingkan dari aspek capaian, (1)ada e-mail yang memerlukan kita membuka web browser terlebih dahulu, kemudian taipkan url untuk alamat penyedia email, kemudian kita perlu log masuk dengan menyediakan nama pengguna dan kata laluan. (2) ada e-mail yang apabila pc telah dihidupkan, pengguna hanya perlu klik pada ikon Microsoft Outlook, Outlook Express atau Mozilla Thunderbird <-- ini semua adalah perisian e-mail yang dominan digunakan oleh pengguna komputer. Di dalam sesebuah organisasi, yang mana komputer digunakan secara total di dalam melaksanakan urusan kerja seharian (tidak kisah sama ada hanya menggunakan perisian aplikasi pejabat sahaja atau lebih kepada penggunaan aplikasi web di talian) , e-mail seharusnya digunakan sebagai medium komunikasi utama selain dari talian telefon pejabat. Perbandingan medium e-mail dengan talian telefon biasa dapat dilihat dengan mudah, telefon --> komunikasi suara, e-mail komunikasi teks, ber-imej, ada lampiran dan sememangnya ia mempunyai ciri-ciri yang lebih komunikasi menggunakan suara. Kedua-duanya memainkan peranan penting di dalam sistem komunikasi.

Jadi, apakah langkah yang perlu diambil bagi membudayakan penggunaan e-mail di organisasi ? 3 langkah di bawah merupakan cadangan (yang masih boleh diperbaiki jika perlu) untuk merealisasikan penggunaan e-mail di kalangan individu di sesebuah organsisasi.

1. Pendidikan E-mail
Ada sesetengah individu yang langsung tidak tahu menggunakan e-mail. Mungkin kita akan ketawa, mungkin juga kita akab bersedih mendengar perkara ini. Di dalam abad ke-21 ini seharusnya pendidikan ke atas penggunaan e-mail telah diserapkan secara profesional di sekolah-sekolah lagi (malangnya ini mungkin tidak berlaku, dan jika berlaku pun, ia tidak menyeluruh).
  • Organisasi boleh memilih perisian yang mana satu yang akan digunakan, sama ada memilih yang perlu berbayar ataupun menggunakan sumber terbuka (Gmail, Thunderbird dll)
  • menyediakan infrastruktur e-mail yang berkesan dan menjalankan latihan kepenggunaan e-mail yang bersistematik kepada staf-staf.
  • menyediakan login-id dan password
  • melaksanakan kempen penggunaan e-mail sebagai satu kaedah komunikasi utama di dalam sesebuah organisasi
2. Enforcement dari pihak atasan
Pihak pentadbiran dan pihak atasan seharusnya menjadi pemacu ke arah pembudayaan ini. Ia bukan sahaja kepada pembudayaan penggunaan e-mail, bahkan menjadi pemacu ke arah mekanisme positif yang akan memandu organisasi ke arah kejayaan.

3. Support System
Support System
lebih kepada khidmat sokongan yang berterusan ke arah memastikan segala aduan dan pemasalahan mengenai proses e-mail ditangani dengan cekap. Ini termasuklah menyediakan latihan, pengemaskinian, pemakluman mengenai perkara-perkara baru (ciri-ciri baru yang telah ditetapkan) dan lain-lain yang lebih bersifat teknikal, di mana ini akan melahirkan sebuah komuniti yang sentiasa menyedari dan mengikuti peredaran, perkembangan semasa teknologi e-mail.

Jika kesemua item-item di atas disediakan dengan baik, maka, ia akan mencetus pembudayaan ke atas penggunaan e-mail. Namun begitu, langkah-langkah ini mungkin dapat diperbaiki dari masa ke semasa mengikut keperluan organisasi.

No comments:

Post a Comment

sumber-LinkWithin

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...